Utiliser le stockage de fichiers
Chaque organisation et chaque centrale dispose d'un explorateur de fichiers intégré pour conserver les documents associés à vos actifs — rapports d'irradiation, contrats, fiches techniques, protocoles d'inspection, schémas unifilaires, photos, et plus encore — en un seul endroit consultable. Ce guide vous accompagne dans le téléversement et l'organisation des fichiers, le téléchargement de dossiers, l'étiquetage automatique par l'IA de ce que vous stockez, et le choix de la catégorie qui contrôle qui peut voir chaque fichier.
Il existe deux espaces de stockage, et ils partagent exactement le même explorateur :
- Stockage de l'organisation — documents qui appartiennent à votre entreprise dans son ensemble (contrats clients et de prestation, factures, documents d'assurance, autorisations).
- Stockage de la centrale — documents qui appartiennent à une centrale spécifique (rapports d'irradiation, documents de raccordement au réseau, plans de récolement, protocoles d'inspection).
Où le trouver
Stockage de l'organisation : ouvrez la page Organisation et choisissez l'onglet Stockage. Ouvrir dans Mirox — Organisation ▸ Stockage. Stockage de la centrale : ouvrez une centrale et choisissez l'onglet Stockage dans les Données de base. Ouvrir dans Mirox — Données de base ▸ Stockage.
Avant de commencer
- Le stockage de l'organisation est réservé à la direction de l'organisation : seul un Admin ou un Modérateur voit l'onglet Stockage sur la page Organisation.
- Le stockage de la centrale suit votre fonction sur cette centrale. L'onglet Stockage apparaît lorsque votre rôle sur la centrale accorde l'accès au stockage ; consultez le Système d'autorisations pour savoir qui obtient quoi.
- Tout type de fichier est accepté, jusqu'à 50 Mo par fichier. Les fichiers plus volumineux sont rejetés avec un message clair dans la ligne de téléversement.
Téléverser des fichiers
Vous pouvez ajouter des fichiers de deux manières, et toutes deux les déposent dans le dossier que vous consultez actuellement.
- Ouvrez l'espace de stockage (Organisation ▸ Stockage, ou centrale ▸ Données de base ▸ Stockage).
- Naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez téléverser à l'aide du fil d'Ariane en haut.
- Au choix :
- Cliquez sur Téléverser et sélectionnez un ou plusieurs fichiers, ou
- Glissez des fichiers (ou un dossier entier) depuis votre ordinateur directement sur le tableau. Un dossier déposé conserve sa structure — ses sous-dossiers sont recréés pour vous, même les dossiers vides.
Chaque fichier apparaît comme une ligne pendant son téléversement. Un téléversement échoué reste en place avec la raison affichée, de sorte que vous pouvez le corriger et réessayer, puis fermer la ligne.
Ouvrir sans télécharger
Cliquez sur le nom d'un fichier pour l'ouvrir. Les fichiers que le navigateur peut prévisualiser — PDF, images et texte — s'ouvrent dans un nouvel onglet ; tout le reste se télécharge. Utilisez l'option Télécharger du menu de ligne pour toujours forcer un téléchargement.
Organiser avec des dossiers
L'explorateur se comporte comme un gestionnaire de fichiers familier.
- Créer un dossier — cliquez sur Nouveau dossier et donnez-lui un nom.
- Naviguer — cliquez sur un dossier pour y entrer ; utilisez le fil d'Ariane (ou la flèche vers le haut) pour remonter.
- Renommer — ouvrez le menu d'actions d'une ligne (le bouton ⋮) et choisissez Renommer.
- Déplacer — choisissez Déplacer vers… dans le menu de ligne et sélectionnez un dossier de destination. Déplacer un dossier emporte tout ce qu'il contient.
- Sélectionner plusieurs éléments à la fois — cochez les cases (ou la case d'en-tête pour tout sélectionner dans la vue) et utilisez la barre d'outils qui apparaît pour Déplacer ou Supprimer toute la sélection en une fois.
Supprimer un dossier supprime son contenu
Supprimer un dossier supprime le dossier et tous les fichiers qu'il contient, et cette action est irréversible. Pour éviter les accidents, la confirmation liste les fichiers qui vont disparaître et vous demande de saisir DELETE avant de poursuivre. La suppression d'un seul fichier utilise une confirmation plus légère.
Trouver un fichier
- Rechercher — saisissez du texte dans la zone de recherche pour effectuer une correspondance dans tout l'espace, et pas seulement dans le dossier courant. Les correspondances de nom de fichier sont classées en premier, et chaque résultat affiche son chemin de dossier afin que les correspondances inter-dossiers soient sans ambiguïté.
- Filtrer par catégorie — utilisez la liste déroulante de catégorie à côté de la zone de recherche pour n'afficher qu'un seul type de document (par exemple, uniquement les factures, ou uniquement les protocoles d'inspection).
- Trier — cliquez sur les en-têtes de colonne Nom, Type ou Ajouté pour trier.
Télécharger un dossier sous forme de ZIP
Vous n'avez pas à télécharger les fichiers un par un.
- Ouvrez le menu d'actions sur n'importe quel dossier et choisissez Télécharger en ZIP pour obtenir ce dossier entier regroupé dans une seule archive.
- Pour regrouper une sélection mixte, cochez les fichiers et dossiers que vous souhaitez, puis cliquez sur Télécharger dans la barre d'outils de sélection. Le ZIP contient tout ce que vous avez sélectionné.
Laisser l'IA étiqueter vos fichiers
Lorsque vous téléversez un document, la plateforme l'analyse en arrière-plan et renseigne une catégorie, une courte description et des mots-clés — de sorte que vous avez rarement à classer quoi que ce soit à la main. Cet étiquetage automatique fait partie de l'Assistant IA et assistants guidés ; ce guide ne couvre que la manière dont il apparaît dans l'explorateur.
- La colonne Analysé affiche le statut de chaque fichier d'un coup d'œil : un point atténué pendant l'attente, une roue de chargement pendant l'analyse, une icône de catégorie colorée une fois terminée, et une icône d'avertissement si l'analyse a échoué.
- La catégorie et la description produites par l'analyse apparaissent automatiquement sur la ligne du fichier — aucun rafraîchissement nécessaire.
- Pour analyser un fichier à nouveau, ouvrez sa boîte de dialogue Changer de catégorie… et cliquez sur Relancer l'analyse. La ligne revient à l'état « analyse en cours » et se met à jour lorsque l'exécution se termine.
L'étiquetage automatique est disponible pour les fichiers de centrale
L'étiquetage automatique en arrière-plan s'exécute sur le stockage de la centrale. Les fichiers du stockage de l'organisation restent dans l'état En attente d'analyse jusqu'à ce que vous définissiez leur catégorie à la main — ce qui fonctionne exactement de la même manière (voir ci-dessous).
Définir la catégorie — et qui peut voir le fichier
La catégorie d'un fichier fait plus que le décrire : elle contrôle quels rôles dans votre organisation peuvent le voir et le modifier. Choisissez la catégorie qui correspond le mieux au document.
- Ouvrez le menu d'actions d'un fichier et choisissez Changer de catégorie….
- Choisissez une catégorie dans la liste, puis cliquez sur Appliquer.
Chaque catégorie se situe dans l'un des trois niveaux de visibilité, indiqués dans l'info-bulle de l'icône de catégorie :
| Niveau | Qui peut voir le fichier |
|---|---|
| Accès standard | Tous ceux qui ont accès à l'espace de stockage (par exemple les rapports d'irradiation, les rapports techniques, les documents de raccordement au réseau, les autorisations) |
| Réservé aux modérateurs | Restreint aux modérateurs et au-dessus (par exemple les comptes rendus de réunion, les contrats clients et de prestation, les factures, les documents d'assurance) |
| Réservé aux administrateurs | Le niveau le plus restreint (la catégorie de repli Autre) |
La catégorie contrôle la visibilité
Recatégoriser un fichier peut changer qui peut le voir. Déplacer un contrat dans une catégorie à accès standard, par exemple, élargirait son audience. Choisissez la catégorie qui correspond à la fois à ce qu'est le document et à qui devrait le lire.
Les catégories proposées diffèrent selon l'espace : le stockage de la centrale privilégie les documents techniques (rapports d'irradiation, listes de tirage de câbles, schémas unifilaires, protocoles d'inspection), tandis que le stockage de l'organisation privilégie les documents commerciaux (contrats, factures, documents d'assurance). Les autorisations et les comptes rendus de réunion apparaissent dans les deux.
Guides associés
- Assistant IA et assistants guidés — comment fonctionnent l'étiquetage automatique des fichiers et l'assistant de téléversement de fichiers
- Ressources de la plateforme — comment les organisations, les portefeuilles et les centrales sont liés, et où s'inscrit le stockage de documents
- Gérer les contacts d'une centrale — l'autre élément que vous maintenez dans les données de base d'une centrale
- Système d'autorisations — les rôles qui décident qui peut ouvrir l'onglet Stockage et quels fichiers ils voient